Documentos Comerciales y Mercantiles

Escrito por secretarialgrupo6a 06-02-2012 en General. Comentarios (4)

 

 

Documentos Comerciales.

Definición.

Importancia.

Características.

Clasificación.

    Externa.

    Internas.

 

Documentos Mercantiles.

Definición.

Clasificación.

       Negociables.

       No Negociables.

 

Glosario de Términos.

 

 

DOCUMENTOS COMERCIALES.

 

          Los Documentos Comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.

          Los documentos comerciales siempre se emiten por lo menos dos ejemplares, el mejor (original) para quien la recibe y la peor (duplicado, triplicado) para quien lo emite.

          Algunos son obligatorios para demostrar que el acto de comercio fue realizado, mientras que otros sólo son usados en condiciones particulares.

IMPORTANCIA.

          Es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.

CARACTERISTICAS.

  • Nombre o razón social le la empresa que lo emite.
  • Nombre, número y fecha del comprobante.
  • Descripción del contenido del documento.
  • Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los  comprobantes.

http://www.slideshare.net/JULIANLOGAR/documentos-comerciales-y-de-soporte-contable

http://www.deguate.com/infocentros/educacion/recursos/comercio/docmercantiles.htm

 

CLASIFICACION.

Según su Origen    

    • Externos: La mayor parte de este tipo de documentación debe responder a la legislación vigente y debe adaptarse a los cambios exigidos en ella.
    • Internos: Documentos emitidos por la empresa y su circulación es interna  (dentro de la empresa). Son soportes de información de uso interno que eventualmente puede utilizarse para brindar  algún tipo de información hacia el exterior de la empresa.

 Según su Naturaleza

  • Comprobante de Ventas.
  • Comprobantes de Compras.
  • Comprobantes de Pago.
  • Comprobantes de Cobros.

https://sites.google.com/site/ec043contabilidad/soporte-teorico/concepto---funciones

http://www.monografias.com/trabajos23/documentos-mercantiles/documentos-mercantiles.shtml

 

DOCUMENTOS MERCANTILES

 

          Los Documentos Mercatiles son todas aquellas constancias escritas que sirven para pobrar la realizacion de una operación mercantil

Importancia.

          Por cuanto sirven para respaldar las operaciones efectuadads y como soporte para registrar en los libros de contabilidad, las transaciones que se realizan en la empresa.

CLASIFICACION.

Son todos aquellos documentos cuya características principales, es la de poder sustituir al dinero en efectivo, ya que son aptos de negociación. Y estos son:

Cheque. Es un documento escrito a través del cual se ordena a un instituto de crédito, donde se tenga establecida la cuenta, que pague a un tercero cierta cantidad de dinero.

Características del Cheque.

  1. Es una orden de pago.
  2. Contiene un serial, el cual sirve para identificación, tanto de la entidad bancaria donde se ha establecido la cuenta corriente, como el número de la cuenta corriente del cliente.
  3. Numero del cheque.
  4. Cantidad en número: es la cifra que se ordena pagar al beneficiario.
  5. Páguese a la orden de: es la orden expresa de entregar cierta cantidad de dinero a favor de un beneficiario (Persona, Institución o portador).
  6. La cantidad de: es la cantidad escrita en letras que se ordena pagar beneficios.
  7. Ciudad y fecha: es el lugar, día, mes y años en que se emite el cheque.
  8. Firma del titular: es el espacio donde se estampa la firma autógrafa registrada del titular de la cuenta corriente.
  9. El cheque antes ser cobrado, depositado o traspasado, debe ser endosado por el beneficio.

Letra de Cambio. Es un documento mediante el cual una persona a otro que pague a favor de un tercero, una determinada cantidad de dinero.

Características de la Letra de Cambio.

    • Representa una orden de pago.
    • En su emisión intervienen generalmente tres personas (librador, librado y beneficiario).
    • Número de letras de cambio: es el numero de la letra a cancelar y total de letras firmadas.
    • Lugar, día, mes y año en que se emite la letra de cambio.
    • Cantidad en número.
    • Lugar, día, mes y año en que se debe pagarse la letra de cambio (fecha de vencimiento).
    • Orden pura y simple de pagar una suma determinada de dinero.

    • La denominación es Letra de Cambio.
    • Nombre de la persona a quien debe efectuarse el pago (beneficiario).
    • Cantidad escrita en letras que se debe ordenar pagar.
    • Nombre completo y dirección de la persona quien debe pagar (librado).
    • Nombre completo y firma autografiada de la persona que ordena pagar (librador)
    • Aceptación: Es el acto por el cual el librado se compromete a pagar la letra de cambio a su vencimiento, esto se realiza a través de la firma del librado, estampado en la parte lateral izquierda de la letra.
    • Aval: es la garantía del pago de la letra de cambio. El aval debe indicar por cuenta de quien se hace, a falta de esta indicación se considera favor del librador.
    • Endoso: es la trasmisión de todos los derechos derivados de la letra de cambio. Generalmente se escribe sobre la cara posterior de la letra utilizando la expresión “páguese a la orden…”

Pagare. Es un documento mediante el cual la persona que firma llamada suscrita, se obliga a pagar incondicionalmente una cantidad determinada de dinero en una fecha fijada. Esta promesa de pago es a favor de otra persona llamado beneficiario del documento.

Características del Pagare.

  • Es una promesa de pago.
  • En su emisión intervienen dos personas (suscriptor y beneficiario)
  • Contiene lugar, día, mes y año en que se suscribe el documento.
  • Indica la cantidad de dinero a pagar en número y en letras.
  • Determina la época de su pago.
  • Especifica el nombre de la persona a quien o/a cuya orden debe pagarse.
  • Contiene la exposición de si, el pagare es por valor recibido y en que especie o por valor en cuenta.
  • Forma del suscriptor.

No Negociable.

Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez, probar desde el punto de vista legal la realización de una operación mercantil.

Recibo. Es un documento en el cual quien lo firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa.

Características del Recibo

    1. Lugar, día, mes y año en que se emite el recibo.
    2. Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende.
    3. Cantidad de dinero en letras o mencionar el objetivo que se entrega.
    4. Indicación del concepto o motivo por el cual se extiende el recibo.
    5. Cantidad de dinero en números.
    6. Firma de quien emite el recibo.

Factura. Es la nota que el vendedor entrega al comprador, en la cual se detallan las mercancías compradas.

Características de las Facturas.

    • Nombre y domicilio del comprador.
    • Nombre y domicilio del vendedor.
    • Lugar, día, mes y año en que se realiza la operación.
    • Condición de pago.

    • Instrucciones relacionadas con las cantidades, descripción y precio de la mercancía.
    • Mencionar los descuentos si los hay.
    • Firma del comprador.

Cartas de Crédito. Es aquel mediante el cual el banco adquiere el compromiso de pagar al vendedor de una mercancía al valor correspondiente, si dentro del plazo convencido este entrega la documentación exigida por el comprador y se ha cumplido con los requisitos contemplados  en la carta de crédito.

Características de la Carta de Crédito.

    1. Esta operación es parte del banco, cobrado por cuenta y orden de un cliente.
    2. Es parte de pagarle a un tercero.
    3. Aceptar y pagar o descontar letras de cambio.
    4. Autorizar a otro banco a pagar, aceptar o descontar dichas letras.
    5. Las obligaciones del banco pueden estar supeditadas a la entrega de documentos de índole comercial (conocimiento de embarque, factura comercial), aduanero (certificado de origen) o técnico (certificado de calidad), y pueden variar según las instrucciones de quien ordene la apertura de dicho crédito.

Otros Títulos de Valores.

Notas de Cargo. Son aquellos documentos mediante los cual se deja constancia de:

    • Los aumentos del importe de una factura enviada anteriormente.
    • La comunicación a un cliente del cargo realizado a su cuenta.
    • La comunicación a los clientes de las entidades bancarias los relacionado con los pagos efectuados por su cuenta, interés a favor del banco, etc.

Notas de Débito. Son aquellos documentos que sirven para notificar.

    • La rebaja del importe de una factura enviada.

    • Información a los clientes de la entidades bancarias, en relación a lo que han abonado en su cuenta, transferencias, etc.

Orden de Compra. Es un documento informativo, por el cual una persona o empresa solicita a otra, determinada cantidad de mercancía.

Recibo de Caja. Son documentos que se laboran cuando por cualquier concepto se recibe dinero en la empresa, este sirve de base en la contabilidad.

 

Glosario de Términos.

 

Ahorro: es la parte de los ingresos que no ha sido consumida.

Caja: sitio destinado para recibir, guardar y entregar dinero.

Cancelación: pago completo de un documento o cuenta, o el cumplimiento de cualquier obligación escrita.

Cambiante: el que se dedica al cambio de monedas o billetes de banca, nacionales o extranjeros.

Cambio: es el trueque o permuta de una cosa por otra. En términos de banca es la negociación por medio de la cual una persona cede parte de sus fondos a otra persona residente en distinto lugar. También es el valor comparativo de las monedas entre dos países.

Depositar: poner bajo la custodia o guarda de personas abonadas algunos bienes o alhajas, con la obligación de responder de ellos cuando se le pida.

Deposito: acto y efecto de depositar.

Descontar: rebajar alguna cantidad de la suma de una suma de una cuenta, una letra, pagare, etc.

Dinero: todo cuanto sea aceptado generalmente como instrumento de cambio y medio de pago y se halle expresado como unidad de cuenta.

Documento: es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.)

Emisión: acto y efecto de admitir.

Emitir: producir y poner en circulación papel moneda, títulos o valores, efectos públicos, etc.

Extraer: sacar, dícese mas comúnmente de los géneros cuando se sacan de un sitio a otra.

Garantía: responsabilidad asumida por un contratante.

Fianza: cosa que asegura y protege contra algún riesgo o necesidad.

Hipoteca: derecho real que agravia sobre bienes inmuebles, sujetándolos a responder del cumplimiento de una obligación o del pago de una deuda.

Hipotecar: es asegurar, con bienes raíces, algún crédito.

 

María I. de Suarez y Dilcia de Mujica. “Nociones básicas de oficina 7° grado de educación Básica”. I.U.P.E.B. Caracas, 1999 11ª edición.

 

José A. Brito (2006) “Contabilidad básica y intermedia” Vol. I y II. Caracas

www.wilkipedia.es

 

Sistema de Archivo.

 

Es el conjunto de instrumentos (métodos, técnicas y equipo) que cada individuo, empresa u oficina debe adoptar según sus necesidades particulares. Dentro de los sistemas de archivo se encuentran una gran variedad de métodos, entre los cuales cabe mencionar como fundamentales, el sistema alfabético y el numérico de las que se derivan el método por asunto, cronológico, decimal, Dewey y otros, que generalmente son combinaciones de los anteriores.

Archivo Numérico.

 

Consiste en la asignación de números a los documentos para luego ser colocados en el espacio físico, bajo la secuencia numérica. Esta unidad de orden puede ser tomada directamente del documento, como es le caso de cédulas de identidad, tarjetas de crédito, recibos, facturas, carné, o asignarle un número para su ordenación. Los índices, guías, sub-guías y carpetas estarán identificados con números.

Es por eso, que permite organizar el documento de acuerdo con los números de código. El numero de código puede ser una parte del documento de si mismo (directos), o puede asignarse al documento por la persona responsable del archivo (indirecto o codificado).

Sistema de Organizacion de Archivo Numérico.

 

Esta ordenación se hace de acuerdo con una numeración codificada, que puede ser asignada a la correspondencia, o bien puede tomarse la que ya tienen cheques, pólizas y facturas. El sistema numérico tiene ventajas, pero por ser indirecto, requiere de auxiliares como: el archivo alfabético y el índice de tarjetas para cumplir con su efectividad.

Ventajas

Es un método de ordenación muy confiable debido a que en las pestañas solamente aparecen números. Su visualización y lectura es muy fácil en las pestañas de las carpetas colgantes. Es fácil detectar cuando una carpeta esta mal detectada. Debido a que los números son infinitos, no hay límite para su expansión.

Desventajas

Es poco ágil debido a que es un sistema indirecto y requiere de un tarjetero de consulta.

Por ser un sistema número se pueden presentar errores de transcripción de números. Ej: 578 en vez de 587Si una pieza o unidad documental es archivada en una carpeta equivocada, su localización resulta difícil.

 

Organización

Tiene 3 partes principales que son:

Archivo numérico principal.

Esta constituida por guías y carpetas individuales identificadas con el número que se le asignó en el registro numérico. Estos números pueden ser por ejemplo asignados de 10 en 10 de 100 en100 ó de 1000 en 1000, dependiendo del volumen de correspondencia que tenga la empresa. Dentro de las carpetas individuales los documentos se ordenan cronológicamente. Las guías que corresponden a los números pueden distribuirse en varias posiciones.

 

Las guías numéricas se pueden acomodar de varias formas:

  • En posición escalonada de izquierda a derecha.
  • En las posiciones 1ªy2ª, todos las membretes de los expedientes en la tercera o cuarta posición.
  • Cuando un expediente numérico se llena, los documentos se pueden subdividir y la mitad de ellos se colocan en un nuevo expediente, que llevará el mismo encabezamiento con un número auxiliar. Ej: si el expediente 506 se subdivide, se convierte en 506-2, porque en él se guarda correspondencia anterior, y el nuevo se rotulará506-1, y así se conserva el orden cronológico.

Archivo alfabético misceláneo.

Éste contiene guías y expedientes que llevan encabezamientos alfabéticos. Su objetivo es proporcionar un sitio para guardar correspondencia que no requiere todavía expedientes individuales en el archivo numérico principal.

Cada expediente misceláneo contiene documentos de varios corresponsales y éstos se encuentran en estricto orden alfabético. Además, cada documento que se coloca dentro de un expediente de este archivo, debe codificarse con una «M» en el extremo superior derecho.

Cuando se acumulan cinco documentos referentes aun corresponsal, se les asigna número y se guardan en el archivo numérico principal.

Catalogo auxiliar o índice de tarjetas.

Este tipo de catálogo se ordena alfabéticamente. Contiene, como su nombre lo indica, solamente tarjetas, cada una con el nombre del corresponsal y la codificación de una «M» si aún permanece en el archivo alfabético misceláneo, para que cuando nos soliciten el documento estemos seguros que lo debemos localizar en el misceláneo; no olvidemos que cuando se han reunido cinco documentos y se han asignado un número, en esta tarjeta del catálogo auxiliar, se cambia «M» por el numérico. El índice de tarjetas es necesario en el sistema numérico debido a que la correspondencia siempre se solicita por nombre y no por número.

Un documento recibido de un corresponsal

(1) Es codificado «M» y almacenado en el archivo alfabético misceláneo

(2) Tan pronto como se acumulen 5 documentos de este corresponsal

(3) Se consulta el índice de tarjetas

(4) Se le asigna a este corresponsal el siguiente número libre

(5) Se cambia la anotación en la tarjeta de «M» a «125». Los documentos son recodificados entonces como «125» y transferidos a una carpeta numérica

(6) Que se guarda en el archivo numérico principal.

 

http://es.scribd.com/doc/61133654/METODO-DE-ORDENACION-NUMERICO

 

Sistema de Organización de Archivo por Asunto.

 

 

Es la ordenación de documentos o correspondencia, que se hace teniendo en cuenta la materia o asunto de que tratan los mismos. En tal sentido, este método por asunto, consiste en agrupar la información contenida de documentos, de acuerdo a la relación que tengan con un mismo tema o asunto.

 

El titulo de la correspondencia que se va a archivar se determina por la materia tratada en el texto de la misma, y no por los nombres de personas, empresas, instituciones o lugares.

 

Este método es recomendable en aquellos casos en que existe la necesidad de referirse al expedienten relacionado con alguna actividad en particular, con algún departamento o con un producto especifico, como por ejemplo en el caso de las clínicas, hospitales, laboratorios, escuelas, universidades, ventas de repuesto, etc.

 

María I. de Suarez y Dilcia de Mujica. “Nociones básicas de oficina 7° grado de educación Básica”. I.U.P.E.B. Caracas, 1999 11ª edición.

http://www.slideshare.net/ProfesoresdeEdcComercial/archivos-4723865

 

Ventajas:

 

Sencillez media, abierto, localización rápida

 

Desventajas:

 

Duplicidad cuando una documentación afecta a más de un asunto, elección previa de los asuntos o materias que tendrá una categoría, requiere el uso de índices o ficheros auxiliares.

Tener en cuenta

  • No acumular papel innecesario
  • La importancia del orden
  • Emplear elementos de sujeción
  • Usar códigos visuales
  • Controlar la retirada de documentos

 http://www.wikiteka.com/trabajos/archivos-6/

 

Diferencias en los Sistemas por Asuntos.

 

 

Por asunto combinados.

 

Estos asuntos pueden ser ordenados alfabética o numéricamente. Cuando es poca la cantidad de correspondencia que debe archivarse por asuntos y cuando no se puede descartar por su importancia los nombres de individuos o instituciones, este sistema puede combinarse con cualquier otro sistema alfabético y numérico.

 

Alfabéticos por asuntos.

De diccionarios: Se aplica cuando no existe relación lógica entre los temas o asuntos archivados uno detrás del otro. Por ejemplo: bisutería, ropa íntima, etc.

 

De enciclopedia: Este arreglo cosiste en agrupar los documentos de acuerdo a la relación lógica de los asuntos de que tratan y, a la vez, en orden alfabéticos.

 

Por asunto numérico

 

Arreglo decimal: Consiste en agrupar los asuntos o temas aplicando el sistema decimal Dewey, este es usado en las bibliotecas públicas.

 

Arreglo Dúplex: los asuntos se agrupan lógicamente, asignándoles a los títulos principales una numeración en secuencia y, a las divisiones  y subdivisiones se les asignan números auxiliares, letras o ambas cosas.

 

http://www.radiofeyalegriaeducom.net/pdf/MD-4to-S4-TecnicasP.pdf

María I. de Suarez y Dilcia de Mujica. “Nociones básicas de oficina 7° grado de educación Básica”. I.U.P.E.B. Caracas, 1999 11ª edición.

 

Sistema de Organización de Archivo Geográfico.

 

El archivo por el método geográfico, al igual que el temático o por asunto, también puede considerarse como una variación del archivo alfabético. En este sistema, la clasificación y codificación de los documentos se hace de acuerdo con la zona, lugar geográfico y localidades de donde aparecen los documentos. En principio de idéntico al sistema alfabético, ya que los nombres geográficos se ordenan alfabéticamente y la calificación se hace también en orden alfabético tomando en cuenta el nombre del individuo, firma comercial, institución o asunto.

 

 

El sistema geográfico es una colocación alfabética de documentos de acuerdo con:

 

La división geográfica:

            País.

            Autonomía o provincias.

            Ciudad.

            Pueblo.

            Calle…

 

El nombre o el tema:

Los negocios que se usan el archivo geográfico incluyen organizaciones de ventas en la cuales las personas son responsables de áreas geográficas definidas, de negocios de pedidos por correos en los cuales un ordenamiento geográfico de nombres por clientes proporciona una lista de correos ordenada por provincias y ciudades para agilizar la distribución de despachos, y empresas de utilidad de publica que dividen las áreas que sirven en distritos geográficos y tiene una sucursal y encada una.

 

Todo archivo geográfico consta de dos elementos importantes:

 

1) Un archivo principal:Se ordena alfabéticamente por países, estados o territorios, zonas, direcciones, etc., y puede organizarse de la siguiente forma:

 

a) Con guías alfabéticas y con guías de divisiones geográficas o políticas.

b) Con solo guías de divisiones geográficas o políticas.

 

2) Un tarjetero o fichero:

Puede ser:

 

a) Auxiliar: Se ordena alfabéticamente con los nombres de los corresponsales.

b) Principal: También encontramos el archivo geográfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorial internacional puede mantener el registro de sus clientes organizado por territorio; en este caso sería conveniente tener una lista, alfabética, separada o un tarjetero de los nombres que se han organizado geográficamente.

 

3) Un mapa, una guía, un viso control, etc.

Sirven para indicar la localización de la clientela, ya sea geográficamente o por zonas o direcciones. 

 

Ventajas.

·       Permite dividir el material en grupos fácilmente identificables (países, estados, ciudades, etc.)

·       La clasificación final por orden alfabético se facilita, ya que no se hace en escala nacional, sino simplemente local, resultando así más fácil la localización de los documentos.

·       Se adapta a las exigencias específicas de cada empresa. Este método es recomendable en los siguientes casos

  • Negocios.
  • Empresas.
  • Las casas.

Desventajas.

·       Supone recordar no solo nombres y apellidos, sino también otro dato fundamental: la localidad.

·       Es un método indirecto de archivo, lo que implica el uso de un tarjetero de ordenación alfabética para el registro del nombre de los corresponsables.

·       El montaje de este método puede resultar difícil, en cuánto a previsión del material de guías que puede necesitarse, pues, de hacerlos inicialmente completo, resultara un gasto inútil de material y espacio.

·       Si se prevén sucesivas entradas de documentación, habrá que dejar mucho espacio libre en los archivadores para dar cabida a estos documentos y tantas carpetas individuales como se necesitan y carpetas misceláneas en igual número como guías principales existan.

 

Proceso

Si al archivar los documentos, la división geográfica se realiza a partir de país y con auxilio de la sucesión alfanumérica, la disposición de las guías es:

 

a) Guía alfabética.

b) Sub-guía del estado con mayúscula compacta.

c) Expediente, el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado, antecedido de una coma y la denominación de la persona o de la organización.

 

http://www.slideshare.net/ProfesoresdeEdcComercial/archivos-4723830

 

Índice de tarjetas.

Sirve para localizar a los corresponsables sin saber de antemano su área geográfica. Las tarjetas se ordenan alfabéticamente por los nombres de los corresponsables y ellas indica la localización geográfica de los mismos.

 

http://books.google.co.ve/books?id=4eK5TSEsRIMC&pg=PA91&lpg=PA91&dq=indice+de+tarjeta+de+archivo+geograficas&source=bl&ots=Iws-slSmft&sig=fQuHKS3AnRlvm4g4EfAhHKVi4RA&hl=es&sa=X&ei=ygRNT8_kBIPW0QHuo4z9Ag&ved=0CCAQ6AEwAA#v=onepage&q&f=false

 

Sistema de Organización de Archivo Cronológico.

 

Ventajas

Sencillez y rapidez

No es cerrado y permite la ampliación e inclusión de nuevos documentos.

No requiere la utilización de índices ni fichas auxiliares.

 

Desventajas

Obliga a conocer la fecha del documento.

Cuando se extrae documentación hay que dejar constancia del lugar correspondiente de la misma.

http://html.rincondelvago.com/archivo-y-fichero.html

 

Proceso.

Inspeccionar.

Clasificar.

Marcar y codificar.

Distribuir.

Archivar.

 

María I. de Suarez y Dilcia de Mujica. “Nociones básicas de oficina 7° grado de educación Básica”. I.U.P.E.B. Caracas, 1999 11ª edición.

 

Glosario de Terminos de Sistema de Archivo.

 

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. 

ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. 

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. 

FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

 

Las Relaciones Humanas.

 

       Son las enderezadas a crear y mantener entre los individuos relaciones cordiales, vínculos amistosos, basados en ciertas reglas aceptadas por todos y, fundamentalmente, en el reconocimiento y respeto de la personalidad humana.

     Las Relaciones Públicas por su parte, buscan insertar a la organización dentro de la comunidad, haciéndose comprender, tanto por sus públicos internos como externos, de sus objetivos y procedimientos a fin de crear vinculaciones provechosas para ambas partes mediante la concordancia de sus respectivos intereses.

Las Relaciones Humanas en la Oficina

          Permiten la integración de las personas dentro de la oficina, realizando sus actividades de manera satisfactoria.  Para las buenas relaciones es bueno considerar que todos somos diferentes, el tipo de labor que realiza cada quien más las políticas de trabajo que posee cada empresa y las condiciones de trabajo que tenga.

          Las relaciones humanas satisfactorias permiten:

  • Ahorro de tiempo
  • Motivación del personal
  • Coordinación y cooperación
  • Agradable ambiente de trabajo
  • Compromiso por la calidad
  • Mayor productividad 

 Éxito en las Relaciones Humanas        

         El éxito de las relaciones humanas va a depender de la comunicación que se tiene constantemente dentro de la familia, compañeros de trabajo y en los grupos sociales.

        Debemos referirnos a otras personas en términos constructivos, aún cuando están ausentes, demostrando que somos respetuosos. Así podemos impactar de manera positiva y que éstas personas sientan que son importantes. La cortesía, la buena educación, una sonrisa y las muestras de aprecio hacen que la persona sea agradable a los demás y crea un ambiente de armonía.

Historia

          Los años 1940 al 1970 se caracterizaron por la llegada de elementos tecnológicos, como por ejemplo: impresoras de cheques, calculadoras, maquinillas eléctricas, además de los cambios ocurridos en las comunicaciones donde el telegrama y las cartas con puntuación cerrada era lo práctico en dicha época. La educación comercial tenía el reto de adiestrar en esta nueva tecnología e incluir en sus currículos tanto el componente vocacional como la educación general-humanística para así poder crear profesionales competentes y de esta forma cumplir su meta filosófica.

         

Los adelantos tecnológicos ocurridos dentro de los años 1940-70 demandan del campo vocacional comercial explorar las técnicas de enseñanza, medición y evaluación de las destrezas necesarias para la profesión secretarial en aquel entonces. Esta a la vez tenía que implantar la tecnología recién llegada y así adiestrar eficientemente a sus estudiantes con las competencias profesionales necesarias para el mundo empresarial vigente. De este modo, la educación comercial es la que dicta y determina las pautas necesarias en cuanto a destrezas, aptitudes y actitudes útiles dentro del mundo empresarial y transcendentalmente en el campo educativo vocacional.

        

Hoy, próximos a entrar a un nuevo milenio, la innovación en la transmisión y procesamiento de la comunicación por medio de equipos sofisticados (facsímiles, procesadores de palabras, satélites, correo electrónico, etc.) y la automatización de la oficina moderna en cuanto a procedimientos y tareas rutinarias ha traído consigo un nuevo campo "virgen" que necesita ser desarrollado e incorporado dentro de la educación comercial y la empresa.

 

          Este campo de la tecnología y administración secretarial es la que permite que la labor del secretario sea una automática, sencilla y eficiente. Está acompañada del campo gerencial-administrativo desarrollado por la misma acción tecnológica permitiendo crear en el secretario un pensamiento crítico sobre problemas gerenciales genuinos que dan paso a la formación del Asistente Administrativo de hoy.

 

 ¿DESILUSION O MOTIVACION SECRETARIAL?

          ¿Te has encontrado en la situación de que sueñas con algo hermoso y cuando despiertas te encuentras en una fría y dura realidad?

           Esto te podría suceder cuando entres al mundo del trabajo secretarial. Es una dura realidad que tendrás que afrontar positivamente después de haber recibido una "fantasía" teórica llena de procedimientos inviolables y leyes de ética.

 

          Pero todo esto no debe llevarte a una desilusión total, solamente debes tomarlo como un reto profesional del cual ganarás experiencia y podrás poner en práctica todo aquello que aprendiste en una forma eficiente. Tú puedes en gran manera cambiar y desarrollar en forma indirecta todo aquello que esté mal y no siga los procedimientos y ética que aprendiste. Debes ser tolerante al principio y poco a poco podrás educar en una forma latente cada individuo que te rodea haciéndoles ver que realizas tu trabajo evidentemente siguiendo fielmente los procedimientos establecidos y convenciéndolos de que de este modo ellos podrán realizar eficientemente sus tareas al igual que tu.

 

          Debes recordar que el trabajo que consigas no lo hace el patrono que te emplea, sino tu y la capacidad física e intelectual con estás preparado. Además, recuerda que una ilusión es sólo una ilusión y que debes aprender a desarrollar tus capacidades para hacer de una desilusión una realidad más llevadera y mejor en todos los sentidos. Tú, únicamente tú, eres la fuerza que podrá hacer de lo inútil algo útil y fructífero.

Nuestra profesión no da la oportunidad de ser creativos y desarrollar al máximo nuestros talentos e iniciativa, sólo es cuestión de cuándo deseamos comenzar a exponer nuestro potencial.

LA COMUNICACIÓN: FACTOR ESCENCIAL

             Uno de los factores que puedes convertir en tu aliado en la lucha por profesar profesionalmente y realizar un trabajo eficiente dentro de la profesión secretarial, es la comunicación.

 

             Podrás pensar que la comunicación que utilizas en tu vida diaria, en tu hogar o en otros lugares informales, es la misma que utilizas en el trabajo. Pero debes comprender que la comunicación en tu área de trabajo es más compleja y encierra una gama de procedimientos éticos-sociales.

 

          La primera característica de la comunicación que utilizas en tu trabajo, particularmente en la profesión secretarial, es que está llena de leyes de ética, por ejemplo, debes llamar a las personas por su título y apellido, debes utilizar siempre el "por favor" y "gracias" y un sin número de procedimientos y protocolos, según la situación que se presente.

 

          La segunda característica es la cortesía. Esa práctica es común en nuestra vida diría, pero dicho término involucra mucho más de lo que la mayoría de las personas creen que es su significado. El término cortesía en el trasfondo de la comunicación, además de una forma de decir las cosas, es parte integral de una ciencia social llamada por muchos "relaciones humanas".

 

          Tal es un importancia que dentro de tu área profesional académica debes tomar cursos que desarrollen en ti dicho concepto en términos de tolerancia, paciencia y genuino espíritu de servicio hacia los demás. Alcanzar este nivel es muy complejo y debes desarrollar las mejores formas de una comunicación para fomentar un ambiente adecuado para el entendimiento de las diarias acciones humanas bajo el contexto en que ocurran.

         

Existen varias formas de comunicarse, pero todo se resume en formas aceptables y formas inaceptables. Las formas correctas de comunicación se deben desarrollar al máximo, especialmente en la profesión secretarial, ya que por ser un área de servicio nos expone a diferentes tipos de personalidades tanto de nuestros compañeros de trabajo como de los clientes que visitan la oficina. De esta forma logran un ambiente de trabajo que demuestra tu eficiencia y el arte de convivir con los demás. Te enfrentarás a personas distintas, con distintos problemas y caracteres, los cuales deberás aprender a entender y ayudar, ya que tu profesión exige un alto nivel de servicio y deseo de ayudar. Esto a largo plazo se podrá traducir en un desarrollo máximo de nivel individual y profesional que debes fomentar y desarrollar, ya que podrían significar oportunidades profesionales y desarrollo personal.

 

Glosario de Relaciones Humanas.

 

Actitud: Es la expresión de los valores en el comportamiento del individuo. Es la forma de predisposición relativamente estable del comportamiento humano, que nos hace reaccionar ante determinados objetos, situaciones o conocimientos de una forma concreta.

Actividades de aprendizaje: Son las acciones que se diseñan como partes constitutivas de una experiencia de aprendizaje, por ejemplo de un curso, y sirven para lograr los objetivos de la misma.

Asesor: Profesor cuya función es orientar al alumno apoyándolo en experiencias educativas como el servicio social, la experiencia recepcional y otras actividades académicas, cuyos contenidos se relacionan con el área de conocimiento que domina.

Autoaprendizaje: Proceso de aprendizaje realizado sin ayuda directa del docente y que produce una actitud revalorativa o autovalorativa logrando la independencia intelectual en el alumno.

Concepción constructivista: Sostiene que el estudiante construye su peculiar modo de pensar, de conocer y de actuar de un modo activo, como resultado de la interacción entre sus capacidades innatas y la exploración ambiental que realiza mediante el procesamiento de la información que recibe del entorno.

Curricula: Plural de currículum.

Currculum: Se entiende como el listado de contenidos, fines, objetivos y actividades que se desarrollan en la institución escolar. También significa el marco para fundamentar y dar justificación a lo que se enseña y al cómo se hace.

Curso: Constituye una experiencia educativa, que puede ser considerada como la unidad básica de planificación, estructuración y realización del trabajo escolar. Se le define como el trabajo docente realizado durante el periodo escolar, en cuanto a que tal trabajo constituye una unidad didáctica.

Cursos comunes: Se considera a la unidad didáctica compartida por dos o más carreras.

Destreza: Pericia que pone en juego una habilidad.

Disciplina: Rama del saber que abarca el conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes de un ámbito específico agrupados de modo sistemático.

Ejes: Son las perspectivas desde las cuales se deberán desarrollar los procesos de enseñanza y abordar los contenidos curriculares para alcanzar la formación en las cuatro dimensiones que el modelo propone.

Enfoque transversal: Estrategia mediante la cual se permea el currículum y que se utiliza para introducir los valores y las habilidades al interior del mismo para lograr su integridad.

Evaluación procesual: Implica una actividad integral, sistemática y continua del proceso enseñanza aprendizaje, integrada dentro de todas las actividades del propio proceso. Tiene como misión principal recoger información fidedigna del proceso en su conjunto, ayudando así a retroalimentar los programas, para incrementar su eficacia mejorando las técnicas de aprendizaje, los recursos, etc. Ayuda a elevar la calidad del aprendizaje y aumenta el rendimiento de los alumnos.

Experiencia educativa: Es un complejo de actividades de aprendizaje a realizarse dentro o fuera del aula, que implican la adquisición de conocimientos, habilidades y actitudes. Su incorporación al currículum deberá incluir un programa, objetivos, seguimiento y evaluación.

Flexibilidad: Es una forma de organización académica que adopta un criterio de créditos académicos para la movilidad de los estudiantes dentro de un currículum y entre facultades e instituciones del país y del extranjero.

Formación flexible: Da al estudiante la oportunidad de asumir su formación integral, eligiendo el tiempo y los contenidos de acuerdo a sus intereses profesionales y características personales.

Formación integral: Es la formación del ser humano que lo conduce al desarrollo de todos los aspectos (conocimientos, actitudes, habilidades y valores) en el plano intelectual, humano, social y profesional, como resultado de influencias intencionales.

Habilidad: Es el potencial que el ser humano tiene para adquirir y manejar nuevos conocimientos y destrezas.

Sistema de créditos: Concepto administrativo mediante el cual la unidad de crédito busca la flexibilidad de las estructuras curriculares.

Sustentabilidad: Se refiere al mantenimiento del equilibrio de las relaciones de los seres humanos con el medio, logrando un desarrollo económico mediante el avance de la ciencia y la aplicación de la tecnología, sin dañar la dinámica del medio ambiente.

Taller: Recibe este nombre la modalidad de enseñanza y estudio caracterizada por la actividad, la investigación operativa, el descubrimiento científico y el trabajo en equipo que, en su aspecto externo, se distingue por el acopio, la sistematización y el uso de material especializado acorde con el tema para la elaboración de un producto tangible.

Transdisciplinariedad: Son las relaciones entre las ciencias que trascienden a las mismas en busca de síntesis metacientíficas y de metateorizaciones que permitan integraciones horizontales o de jerarquización.

Tutor: Profesor que mediante técnicas específicas de observación, conoce a los alumnos que se encuentran bajo su tutoría y los ayuda de una forma directa e inmediata, coordinando su acción con las de los demás profesores y los padres. El tutor es guía en la trayectoria académica del alumno, orientador, coordinador, catalizador de actitudes, conductor del grupo y experto en relaciones humanas.

Tutoría académica: Es la ayuda u orientación sistemática al alumno o al grupo que el profesor-tutor puede realizar además y en paralelo a su propia acción como docente. Equivale a una orientación a lo largo de todo el sistema educativo para que el alumno diseñe su perfil profesional, se supere en rendimientos académicos, dé solución a sus dificultades escolares y consiga hábitos de trabajo y estudio, de reflexión y de convivencia social que garanticen el uso adecuado de la libertad responsable y participativa.

Valores: Son entes u objetos abstractos que las personas consideran vitales y que se encuentran influenciados por la propia sociedad. Son el hilo conductor que califica y da sentido a una actitud.